Na úvod je důležité si uvědomit, že velké jazykové modely jako ChatGPT nejsou primárně určeny pro matematické výpočty – i s jednoduchými operacemi si někdy nevědí rady a mohou se dopouštět chyb. Tuto nevýhodu však dokáží překonat tím, že vytvoří a spustí programovací skripty, které matematické úlohy vyřeší, zpracují data nebo vygenerují grafy.
V oblasti HR analytiky můžete AI efektivně využít zejména pro:
- Rychlou tvorbu reportů a přehledů
- Čištění nekonzistentních dat
- Zpracování textu a nestrukturovaných informací
- Vytváření skriptů a automatizaci rutinních úkolů
S pokročilejším využitím AI přicházejí možnosti komplexních integrací firemních dat, odhalování skrytých vzorců a souvislostí nebo predikce budoucích trendů pomocí pokročilé analytiky.
Kde být opatrní:
- Mzdové výpočty nebo finanční plánování, kde i malá chyba v desetinné čárce může způsobit značné škody. K takovým výpočtům používejte raději Excel.
- Pokud si necháváte připravit výpočty, nechte si ukázat, jak k nim AI došla, ať si můžete postup ověřit.
- Dobře si osahejte limity AI nástrojů. Jejich smyslem není nahradit excel, ale spíš s ním pracovat v symbióze.
- Jako vždy: nenahrávejte důvěrná data do nezabezpečených nástrojů.
Základní využití AI
Pro každodenní práci s běžnými nástroji
AI generované reporty
Trávíte hodiny vytvářením reportů v Excelu? Nahrajte svá data do ChatGPT a požádejte o vytvoření přehledného reportu. AI z nich rychle umí dostat to podstatné:
- Shrnout klíčové ukazatele (míra fluktuace, nemocnost, náklady na zaměstnance)
- Automaticky vytvořit textový popis hlavních trendů
- Navrhnout, jak data interpretovat a co z nich vyplývá pro vaše rozhodnutí
- Zobrazit grafy
Výsledek dostanete velmi rychle, a tento postup se hodí pro rychlé a jednorázové reporty, kde se dramaticky sníží time-to-insight.
Zkuste konkrétní prompt jako: "Analyzuj tato data o flukturaci. Vytvoř přehledný report zaměřený na fluktuaci podle oddělení, identifikuj oddělení s nejvyšším nárůstem. Přidej stručný popis trendů a graf vývoje."
Problém je, že grafy můžou pokaždé vypadat trošku jinak. Což někdy nevadí, ale pro pravidelné dashboardy bude efektivnější použít BI nástroj nebo excel. AI reporty jsou ideální pro rychlou analýzu, když potřebujete rychle získat vhled do dat nebo když připravujete jednorázovou prezentaci.
💡 Tip: Využijte GPT asistenta - Data Analyst - který je vyladěný právě na analýzu a vizualizaci dat.
Konverzace s daty
Představte si, že byste mohli svým datům pokládat otázky stejně jednoduše, jako se ptáte kolegy. AI vám umožňuje "povídat si" s vašimi daty. Stačí nahrát datový soubor a pak se přirozeným jazykem ptát:
- "Kolik zaměstnanců odešlo z IT oddělení v roce 2024"
- "Jaké je průměrné hodnocení spokojenosti podle jednotlivých oddělení?"
- "Porovnej fluktuaci zaměstnanců ve výrobě a administrativě za poslední 3 roky"
- "Které oddělení má nejvyšší nemocnost a jak se to vyvíjí v čase?"
Místo složitého vytváření filtrů a kontingenčních tabulek dostanete okamžitou odpověď v přirozeném jazyce.
Tento přístup je obzvláště užitečný, když nemáte čas na vytváření složitých analýz.
Nejlepší je začít s obecnějšími otázkami a postupně přecházet ke specifičtějším. ChatGPT si "pamatuje" kontext předchozích otázek, takže můžete vést plynulou konverzaci: "A co nástupní platy u těchto odcházejících zaměstnanců?", "Jak se jejich spokojenost vyvíjela před odchodem?".
💡 Při nahrávání dat dbejte na to, aby měla přehledné názvy sloupců a AI se v nich dobře zorientovala. Uveďte i kontext a popis dat.
Čištění a vytěžování dat
Kdo z nás se nepotýkal s nekonzistentními daty, překlepy nebo chybějícími údaji? HR data často trpí těmito neduhy, které AI pomůže rychle vyřešit:
- Extrakce jmen, e-mailů a dalších údajů z nestrukturovaných dokumentů
- Vytěžování dat z pdf souboru
- Vytěžování dat z webové stránky
- Vytěžování informací z fyzických dokumentů a dotazníků pomocí počítačového vidění (OCR)
Příklad využití:
Můžete například vyfotit prezenční listinu po školení, vložit do ChatGPT a požádat, aby vám z jmen vytvořil tabulku a doplnil přišel / nepřišel podle toho, zda je u jména podpis. Pak k jménům ještě přiřadit odpovídající emaily z jiné tabulky.
Textové funkce
AI dobře zvládá práci s textem, což jsou věci, které Excelu naopak moc nejdou. Jak to můžeme využít?
- Porovnávání dvou seznamů a hledání duplicit (například zjištění, kteří zaměstnanci ještě neabsolvovali povinné školení)
- Oprava nekonzistencí v názvech pozic nebo oddělení (různé varianty stejné pozice jako "Junior Developer", "Jr. Dev", "Jr Developer")
- Identifikace a oprava překlepů nebo chybějících údajů v databázi zaměstnanců
- Tvorba mailingového seznamu, kdy chcete všechna oslovení vyskloňovat do 5. pádu
- Zpracování volných textových odpovědí z průzkumů spokojenosti nebo rozhovorů s odcházejícími zaměstnanci
Příklad využití
Když máte desítky textových odpovědí z exit interviews, AI dokáže analyzovat hlavní témata a sentiment, což by ručně trvalo hodiny práce.
AI jako nápověda
Najít správné funkce nebo si poradit s opravdu komplikovanými vzorečky je někdy pořádná fuška.
AI může být vaším osobním Excel asistentem. Stačí popsat, co řešíte, ukázat příklad, nebo přes print screen vyfotit obrazovku a AI vám srozumitelně a lidsky poradí:
- Vysvětlí, jak fungují některé složité funkce
- Opraví chyby ve vzorcích z fotky obrazovky
- Navrhne efektivnější řešení pro vaše specifické potřeby
⭐⭐ Pokročilé využití
Pro systematické workflow a automatizované procesy
Datový konzultant
Máte různé zdroje dat, různé podklady, máte představu jaké výstupy potřebujete, ale nevíte, jak se k tomu dobrat? Použijte AI jako poradce. Nahrajte ukázky dat, fotky obrazovky, popište váš problém co nejpřesněji a nechte AI navrhnout, jak by šlo problém řešit.
Můžete přidat věty jako "Dej mi návod, jak mám postupovat krok po kroku a všechno mi dobře vysvětli."
Například máte data o školeních zaměstnanců v jedné tabulce, hodnocení výkonu v druhé a chcete zjistit korelaci mezi absolvovanými školeními a výkonností. Stačí nahrát obě tabulky, popsat cíl analýzy a AI vám navrhne postup: jak data očistit, jak je propojit, jaké analýzy provést a jak výsledky interpretovat.
Automatické zpracování reportů
Propojte různé nástroje do automatizovaného procesu, který výrazně zefektivní reporting. Workflow může vypadat například takto:
- Export dat z HR systému (ATS, personální systém) každý první den v měsíci
- Předzpracování dat pomocí AI skriptu (čištění, agregace, výpočet klíčových metrik)
- Generování reportu s komentáři a interpretací trendů
- Rozeslání reportu manažerům
Tento proces můžete automatizovat pomocí No-code nástrojů jako Power Automate, Zapier nebo Make, které nevyžadují programátorské znalosti.
💡 Matějův tip: Tímto způsobem mi chodí týdně informace o návštěvnosti webu. Report má několik stránek, které nechci pokaždé číst. AI mi udělá krátkou zprávu a pošle ji do Slacku.
Analýza dat z webových stránek
Na internetu je spousta zajímavých informací, které se vám můžou hodit. Například můžete vytvořit automatizaci, která automaticky z LinkedIn stahuje příspěvky vašich zaměstnanců, vyhodnocuje, které jsou nejúspěšnější a z nich vám udělá přehled, který pošle do emailu.
Internet je plný užitečných dat a jejich zpracování bylo mimo lidské možnosti, nicméně AI se nikdy neunaví a může pročítat objemy dat za vás.
Další příklady využití:
1. Monitoring konkurenčních pracovních nabídek - Automatické sledování kariérních stránek konkurence může odhalit, jaké pozice obsazují, jaké benefity nabízejí nebo jaké technologie používají.
Pozn: To začne být velmi zajímavé, až vstoupí v platnost povinnost zveřejňovat mzdy v inzerci.
2. Sledování spokojenosti s firmou - AI může analyzovat recenze bývalých i současných zaměstnanců na platformách jako Glassdoor nebo Atmoskop a identifikovat opakující se témata, problémy nebo naopak pozitivní aspekty firemní kultury.
3. Employer branding monitoring - Pravidelná analýza zmínek o vaší společnosti na sociálních sítích a v médiích s pomocí AI může ukázat, jak je vnímána jako zaměstnavatel. AI dokáže rozpoznat sentiment příspěvků a identifikovat témata, která rezonují s potenciálními kandidáty.
💡 Pro nastavení takového monitoringu můžete využít kombinaci nástrojů pro web scraping (např. Apify, Phantombuster) a AI pro analýzu získaných dat. Automatizační platformy jako Make.com pak propojí celý proces do plynulého workflow.
Programování excelových maker
Víte, že by vám při reportingu pomohlo excelové makro, ale napsat ho ve VBA by vám trvalo věčnost? AI je úžasným pomocníkem. Stačí popsat, jaké úpravy nebo automatizace chcete v excelu vytvořit a ChatGPT vám připraví kompletní skript, který můžete jen zkopírovat do Excelu a máte hotové makro, které vám ušetří spoustu času.
Tímto způsobem můžete automatizovat:
- Konsolidaci dat z několika listů nebo souborů do jednoho přehledu
- Čištění a formátování dat podle vašich potřeb
- Vytváření pravidelných reportů s aktuálními daty
- Automatické aktualizace grafů a kontingenčních tabulek
- Tvorbu dashboardů pro sledování klíčových HR metrik
💡 AI nemusí vždy práci samo udělat, ale může vám připravit nástroje a šikovné automatizace, které práci úžasně zrychlí. Tyto automatizační funkce zde byly vždycky, ale člověk je neuměl využít, pokud neprogramoval. Díky AI vytěžíte z Excelu nebo Google sheets daleko víc.
AI v Business Intelligence nástrojích
Pro opravdu náročné a robustní analýzy jsou nástroje jako Power BI nebo Tableau nenahraditelné. Nicméně jsou komplikované na ovládání a uměl s nimi jen specialista. Ale aktuální trend je přidávat do nich AI asistenty, kterým jednoduše popíšete, jaké přehledy potřebujete vidět, a oni vám je automaticky připraví. Nemusíte být datový analytik, abyste získali sofistikované analýzy.
🛠 Příklady AI funkcí v BI nástrojích:
- Power BI Q&A: Umožňuje klást otázky v přirozeném jazyce a získávat okamžité vizualizace
- Tableau Ask Data: Převádí otázky v běžném jazyce na interaktivní dashboardy
- Looker Explore from Here: Navrhuje relevantní analýzy na základě aktuálně prohlížených dat
